يمكن أن تكون الاجتماعات سبب للتوتر للعديد من الموظفين. قد يضيّع الاجتماع يوم العمل ويجعل من المستحيل على العديد من الموظفين إنجاز العمل.
هل سبق لك أن عقدت اجتماعًا في الساعة 11 صباحًا، لكنك أنهيت مهمتك الأخيرة في الساعة 10:30 صباحًا؟ ماذا تفعل مع تلك الدقائق الثلاثين؟ قد يعمل بعض الأشخاص في مهمة صغيرة تستغرق أقل من 30 دقيقة، ولكن ماذا لو لم يكن لديك مهمة تناسب هذه الفترة القصيرة؟ غالبًا ما يُهدر هذا الوقت في حين أنه كان يمكن أن يتم استغلاله على نحو أفضل إذا تم تحديد الاجتماعات بشكل مختلف.
تعد الاجتماعات ضرورية لجمع فريقك معًا ومناقشة المعلومات بسرعة، لكن قد تفاجىء بحضور اجتماع كان من الممكن الاكتفاء بنشره في رسالة بريد إلكتروني. فيما يلي بعض النصائح العملية التي ستساعدك على أن تكون الاجتماعات في شركتك مثمرة.
عقد اجتماعات أقل
أولاً وقبل كل شيء، اعقد عدد أقل من الاجتماعات. من المحتمل أن فريقك لا يحتاج إلى التواصل معك من خلال اجتماع كل يوم. بدلاً من القيام بهذه الاجتماعات اليومية، قم بتطبيق نظام الضوء الأحمر / الضوء الأخضر لفحص المهام. اطلب من موظفيك توضيح تقدمهم في المهام باستخدام أي تطبيق رقمي.
- إذا سارت الأمور بسلاسة ، فيمكن للموظف تحديد المهمة باللون الأخضر.
- عندما يشعر بأنه عالق بعض الشيء ، يمكنه تحديد المهمة باللون البرتقالي.
- عندما يشعر أنه غير قادر على إكمال المهمة دون مساعدة كبيرة، يمكنه تحديد المهمة باللون الأحمر.
بصفتك مديرًا، ستكون قادرًا على التعامل مع أولوياتك بطريقة واضحة. بدلاً من طلب اجتماع للحصول على تقرير مرحلي من الجميع، سيكون ذلك كله على الإنترنت. يمكن لمعظم أدوات التخطيط عبر الإنترنت التعامل مع هذا النوع من التخطيط أو يمكن أن يكون لديك مهندس برمجيات يقوم ببناء برنامج ليستخدمه فريقك.
هناك طرق لمتابعة العمل دون عقد اجتماع. يجب أن تكون الاجتماعات مخصصة لأهم الأشياء. إذا كانت هناك طرق أخرى يمكنك إنشاؤها لتقليل الاجتماعات، فيجب عليك تنفيذها.
إرسال تنبيهات للتذكير بالاجتماع
حتى إذا كنت تقوم باجتماعات بشكل منتظم، فقد يظل موظفوك عالقون بمهامهم. إذا كنت تريد أن تكون فعالاً وكفء، فتأكد من إرسال تذكيرات الاجتماع. إذا كانت شركتك تستخدم برنامج مثل Slack أو Google Calendar. أرسل رسالة في بداية يوم العمل وقبل حوالي 30 دقيقة من موعد الاجتماع. إذا كنت تعرف أن بعض موظفيك يتأخرون عادة عن الاجتماعات، فتجول قبل 30 دقيقة تقريبًا وذكرهم.
قد يمثل إرسال تذكيرات الاجتماع خطوة إضافية لك كمدير ، ولكنه سيجعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية. إذا كنت تستطيع أن تبدأ كل اجتماع في الوقت المحدد ، فستكون اجتماعاتك أكثر فائدة للموظفين. ليس من اللائق معاقبة أولئك الذين يحضرون في الوقت المحدد لأنك تنتظر دائمًا أعضاء الفريق الذين يحضرون متأخرًا.
تحديد إطار زمني صارم للاجتماعات
قد يكون هناك بعض الاجتماعات التي تتطلب وقتا أطول. على سبيل المثال، ربما يستغرق اجتماع التخطيط الشهري بضع ساعات. من المحتمل ألا يستغرق الاجتماع الأسبوعي أكثر من 30 دقيقة إلى ساعة اعتمادًا على عدد المجموعة.
يجب أن لا تزيد مدة معظم اجتماعاتك عن 30 دقيقة. عندما يكون الحد الأقصى للاجتماع 30 دقيقة، يجب عليك التأكد من أن كل تعليق مهم. اطلب من أعضاء فريقك تقديم تعليق إضافي إذا كان ذلك يؤدي إلى تحقيق أكبر قدر من المنفعة للفريق بأكمله.
تقليل عدد التعليقات الخاصة بكل موضوع
عند الحديث عن التعليق، من المحتمل أن تحتاج إلى الحد من عدد التعليقات / الأسئلة لكل موضوع في الاجتماع. كيف تحقق هذا؟ حسنًا، بدلاً من ترك الفريق بأكمله يتحدث، قد ترغب أن يقتصر كل بند من بنود جدول الأعمال على 3-5 ملاحظات، ما سيجعل الموظف حذرا قبل طرح أي تعليق غير هام.
وبالتالي إذا كان فريقك لا يشعر أن سؤاله يستحق أن يسأل أو أنه من الأفضل طرحه على انفراد، فسوف يفعلون ذلك.
منع طرح الأسئلة أثناء تحدث شخص ما
ليس هناك أكثر إحباطًا من أن يقاطعك شخص ما للسؤال عن نفس الموضوع الذي كنت مستعدًا بالفعل للإجابة عليه. إن منع طرح الأسئلة أثناء تحدث شخص ما سيسمح لأعضاء فريقك بالتعبير عن أنفسهم قبل أن تطرح عليهم الأسئلة التي ربما خططوا للإجابة عليها.
يعد حفظ الأسئلة حتى النهاية ممارسة ممتازة لأنها تمنع أعضاء فريقك من أن يصرف انتباههم عن الهدف وتجاهله أثناء عرضهم للمعلومات أو تقديمهم شرح لموضوع ما. طرح الأسئلة وطلب التوضيح مطلوب دائمًا، ولكن هناك وقت ومكان لذلك.
استخدام جدول أعمال
قدم أجندة لتذكير أعضاء فريقك بالهدف من الاجتماع دائمًا. وجود أجندة (جدول أعمال) متاح قبل اجتماع فريقك سيسمح لفريقك بأكمله بالإعداد للاجتماع. إن الذهاب إلى اجتماع أعمى هو وسيلة مؤكدة لإحساس الجميع بعدم الجاهزية والمشاركة الفعالة، حتى أولئك الذين يتميزون بلباقة الحديث.
جدول الأعمال يخلق خطة واضحة لفريقك. الجداول الزمنية مفيدة أيضًا لأولئك الذين يصابون بالضيق أثناء الاجتماعات. نظرًا لأن الجميع يعرف ما هو التالي وما يمكن توقعه، فإنه يمكن أن يهدئ من توتر الاجتماع.
التأكد من مناقشة كل النقاط المستهدفة
من السهل عقد اجتماع جانبي، لكن هدفك هو الالتزام بجدول الأعمال. إذا ظهر شيء خارج الخطة، فاحفظه للاجتماع التالي أو أرسله بعد الاجتماع في رسالة بريد إلكتروني. يجب على الجميع اتباع هذه القاعدة، وليس فقط الموظفين. يحتاج أصحاب العمل والرؤساء التنفيذيون إلى اتباع القاعدة البسيطة المتمثلة في مناقشة ما هو مدرج في جدول الأعمال فقط.
إذا كان لديك اجتماع أسبوعي كل يوم خميس، يمكنك قبول وإدراج موضوعات جديدة بجدول الأعمال حتى يوم الثلاثاء. في صباح يوم الأربعاء ، قم بإنشاء جدول الأعمال النهائي ليتم اعتماده باجتماع الخميس. أمنح الجميع وقتًا للبحث في الموضوعات ولا تغيرها بعد إرسالها.
قد تكون الاجتماعات مصدر توتر لموظفيك، لكنهم لا يجب أن يكونوا كذلك. هناك طرق لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية، وقد ناقشنا العديد من التقنيات التي يمكن لشركتك استخدامها لجعل الاجتماعات أكثر فائدة.
إذا كنت ترغب في جعل الاجتماعات مثمرة، فاستخدم النصائح التالية:
- عقد عدد أقل من الاجتماعات
- إرسال تذكير قبل الاجتماع
- وضع إطار زمني صارم للاجتماعات
- حدد عدد التعليقات / الأسئلة بينما يتحدث الآخرون
- استخدم جدول أعمال للحفاظ التركيز على موضوع الاجتماع
اتباع هذه الاقتراحات سيساعدك على أن تكون الاجتماعات أكثر فاعلية وتعود بالنفع على الجميع. كيف ستجعل اجتماعاتك أكثر إنتاجية هذا الأسبوع؟
_____
